賃貸オフィスを契約するには、物件選びから業者との手続きまでさまざまな業務が発生します。初期費用も高額なため、はじめてオフィスを借りる際は不安ですよね。

こちらの記事では、賃貸オフィス契約にかかる初期費用から契約の流れ、失敗しないオフィス選びのコツをご紹介します。

オフィスを借りるメリット・デメリット一覧

リモートワークが普及した昨今、そもそも本当にオフィスが必要なのか迷う方もいます。オフィスを借りるメリットとデメリットをまとめましたので、ぜひ参考にご覧ください。

メリット1. 信用される

顧客やクライアントから信頼してもらうため、企業はさまざまな工夫をする必要があります。特に経営状況に対する信頼感は重要。オフィスの有無は収益や事業規模を想像させる1つのポイントになります。

メリット2. 来客対応に困らない

来客対応の場所としてもオフィスは重要です。カフェやレンタル会議室を利用する方法もありますが、常に借りられる状況とは限りません。オフィスを借りることで、日程や時間にとらわれず、いつでも顧客との打ち合わせ場所を確保できるメリットがあります。

メリット3. 業務に集中できる

自宅兼オフィスは仕事と私生活の切り分けが難しく、オン・オフの切り替えに苦労する問題があります。オフィスを借りることで仕事とプライベートの空間が明確に分けられるため、より業務に集中できます。

デメリット1. 初期費用がかかる

賃貸オフィスはアパートやマンションと同様、敷金や礼金といった初期費用がかかります。居住用物件の場合は家賃数ヶ月分の初期費用が相場ですが、事業用のオフィス物件の場合、半年または1年程度の費用を契約時に支払う必要があります。

また、内装工事のほかオフィス家具や備品を取り揃える必要もあり、初期費用だけで数百万円単位のコストがかかるケースも珍しくありません。

デメリット2. 時間がかかる

アパートやマンションの場合は即日入居できる物件もありますが、オフィス物件の場合は入居まで1ヶ月以上の期間を要するのが一般的です。登記簿謄本や損益計算書など契約に必要な書類も多いため、入居を急いでいる企業にとっては大きなデメリットといえるでしょう。

デメリット3. 月額で諸経費がかかる

自宅とは別に新たにオフィスを借りるとなると、家賃に加え光熱費や通信費、管理費などさまざまな諸経費が発生します。また、コピー機や電話機などのリース料金も負担になります。

オフィスを借りるための初期費用は実際、どのくらいなの？

オフィスを借りるうえで、やはり気になるのがコスト。物件によって初期費用の金額や条件は異なりますが、今回は賃料20万円（6坪）の小規模オフィスを借りる場合を想定し解説します。

賃料：20万円　賃貸オフィス物件の初期費用

上記の内訳を合計すると、初期費用はおよそ220〜500万円程度。敷金や保証金、礼金は不動産会社によっても異なるため、複数の事業者を比較することで初期費用が抑えられます。

オフィスを借りる一連の流れ5ステップ

オフィスを借りる際、どのような作業が必要なのでしょうか。今回は入居までの一連の流れを5つのステップに分けて解説します。

1. 希望の条件を整理する

まずはオフィスに求める条件を整理します。特に重要なポイントは以下の5点です。

・予算
・オフィスの広さ
・立地
・設備内容
・契約内容

オフィスの広さは従業員1名あたり3〜4坪程度必要と考えましょう。また、企業によっては執務スペース以外にも応接スペースやミーティングスペースを確保する必要もあります。事前にオフィスの利用シーンを想像しましょう。経営者やオフィス移転担当者と相談するのも大切です。

2. 物件を探し、内見してみる

希望する条件が決まったら、条件に合致する物件をピックアップし内見のため訪問します。資料の情報と実際の印象は大きく異なるため、内見は必須です。

3. 入居申し込みをする

入居したい物件が決まったら、申込へ進みます。申し込みと同時に入居審査が実施されますため、法人の場合は以下の書類提出を求められます。

・入居申込書
・登記簿謄本(申込時は写しでも可能の場合有り)
・会社概要
・決算書(貸借対照表・損益計算書・販売管理費明細等)
・その他物件によってご提出いただく書類

個人事業主の場合は所得証明や本人確認書類などの提出が求められます。また、不動産会社によっても必要な書類は異なるため、事前に確認しておきましょう。

4. 入居審査を行い、契約する

必要書類を提出し申し込みが完了したら、オーナー様、不動産会社や保証会社によって入居審査が行われます。審査にかかる日数はおよそ1週間程度の場合が多いですが、申し込み状況や審査の内容によってはそれ以上の日数がかかるケースもあります。審査が終わり、条件が合意出来た後に契約書締結となります。契約締結時には、登記簿謄本や印鑑証明書の原本が必要となりますので、契約締結日の前日までに(取得日から3ヶ月以内の証明書類)予め用意をしておくとスムーズです。

5. 内装工事や電気・通信工事などを行う

入居審査が通れば、正式に契約が締結、契約開始となるとオフィスへの入居が可能になります。しかし、賃貸オフィス物件の多くは、入居前に内装工事や電気・通信工事などが必要なため、専門の業者へ作業を依頼し、全ての工事が完了して初めてオフィスが利用できる状態となります。

オフィスを借りるときの3つの注意点

賃貸オフィスの契約をスムーズに進めるためには、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。3つのポイントに絞って解説します。

1. 事業計画書を作成しておこう

会社の立ち上げと同時にオフィスを借りる場合、審査における判断材料が乏しいため、審査に通らないケースも。そのような事態を避けるために、事業計画書を作成するのがおすすめです。事業計画書には事業内容の詳細や経営者の実績など、信用を獲得するための情報を記載しましょう。

2. 初期費用を払った後に残るお金を把握しておこう

賃貸オフィス物件を契約する際には、数百万円単位の高額な初期費用が必要です。会社運営において大きな負担になります。初期費用を支払った後に残る金額を把握しておき、余裕のある資金計画を立てるのが大切です。

3. 設備環境を確認しておこう

オフィスの広さや立地以外にも設備環境は必ず確認しておきたい項目です。たとえばエレベーターの台数やセキュリティー設備、オフィス内の床の配線方式など、さまざまな項目が挙げられます。

失敗しないオフィスの選び方 3つのポイント

はじめての賃貸オフィス契約で失敗しないために、気をつけたいポイントを3つ紹介します。

1. 希望の条件に優先順位をつける

企業のブランディングや生産性向上などオフィスを借りる目的はさまざまです。自分が理想とするオフィス環境と予算の兼ね合いを考え、物件を選びましょう。条件には優先順位をつけ、ポイントを決めて絞込んでいくのがおすすめです。

2. 借りたいオフィスの周辺業種を調べる

オフィスの周辺環境も重要なポイント。治安や騒音などのチェックもかかせませんが、どのような企業が多いかも確認しておきましょう。

自社と同じ業種が多いと企業間で横のつながりが生まれ、業界の動向などの情報が得られやすくなります。また、一定のエリアに同じ業種が集中している場合、ターゲットとなるユーザーが多く居住しているなどビジネスで有利になる要因があると考えられます。

3. 不動産会社を比較する

オフィス選びにおいてもっとも大切なのは、複数の不動産会社を比較すること。不動産会社によって仲介手数料などの初期費用が異なるほか、オーナーに対して賃料交渉してくれる会社もあります。また、万が一入居後にトラブルが発生した際、信頼性の高い不動産会社であれば迅速かつ適切に対応してくれます。長く付き合うパートナーになるため、慎重に選びましょう。

費用と手間を抑えてオフィスを借りるには

賃貸オフィスの契約にかかる初期費用が予想以上に高額で、驚いた方も多いのではないでしょうか。起業間もない会社では、従業員数やオフィスに求める条件も変化し続けるため、できるだけオフィスを契約するに際しての負担は減らしたいですよね。

そこでおすすめなのが、セットアップオフィスです。セットアップオフィスにはあらかじめ内装や通信設備が揃っている物件もあり、入居にともなうコストや手間を抑えられます。中には、デスクやチェア、キャビネットなどの備品も揃っている物件もあります。

「オフィスに入居したいが、初期費用が高額で悩んでいる」「入居までの期間を短縮したい」という方には、セットアップオフィスがおすすめです。

まとめ

オフィスを借りるには敷金や保証金をはじめとした初期費用がかかるほか、内装工事や通信設備の工事にもコストと労力がかかります。しかし、セットアップオフィスをうまく活用することにより、初期費用を最小限に抑えられるほか、スムーズな入居が実現でき、いち早く事業を開始できます。

セットアップオフィスは、小規模事業者にとっても利便性の高い物件です。条件にマッチするオフィスがなかなか見つからず困っている方は、ぜひセットアップオフィスも検討してみてはいかがでしょうか。