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COLMUN

2020.07.01

【オフィス移転チェックリスト】 移転の流れややること、注意点を解説

オフィス移転はやることが非常に多く煩雑で、通常業務のかたわら準備をする担当者にとって、大きな負担となります。また手続きに抜け漏れがあれば、業務にも支障をきたしかねません。

今回の記事では、移転業務の流れや提出すべき書類を具体的に紹介。さらに、やるべきことを軽減し効率よくオフィスを移転する方法も詳しく解説します。効率よくスムーズに移転を完了させたい方は、ぜひ参考にしてみてください。


オフィス移転やることチェックリスト

オフィス移転に際し、やるべきことをチェックリストにまとめました。

現オフィス関連の準備

  • オフィス移転計画の立案

  • 現契約書内容の確認と解約予告

  • 原状回復工事の依頼

  • 産業廃棄物の回収業者の選定・契約

新オフィス関連の準備

  • 新オフィスの物件選定

  • 賃貸契約書の締結

  • 新オフィスのレイアウトプランの作成

  • OA機器・オフィス家具の発注

  • 引越し業者の選定・打ち合わせ

  • 内装業者の選定・打ち合わせ

  • オフィス移転マニュアルの作成

  • 印刷物の発注、メールやホームページの記載住所の変更

  • 電気通信工事の手配と契約

  • 新オフィスに関する移転案内作業

  • 社外への連絡

  • 関係省庁への書類提出

  • 新オフィスでの内装・設備工事を開始

  • セキュリティ関連の調整

オフィス移転のスケジュールを詳しく知りたい方はこちら

オフィスの退去にあたって確認しておきたいこと

効率的にオフィスを移転するためには、やることを時系列に沿って整理し、スケジュールを管理する必要があります。まずは、オフィス移転に際して最初にやらなければならないことを確認していきます。

移転計画の立案

オフィス移転計画を立案し、移転の目的を明確化しましょう。計画を立案する際のポイントは以下の4つです。

  • 現オフィスの課題点を洗い出す
  • 新オフィスを選定する際の条件を決める
  • 大まかな移転スケジュールを作成する
  • 移転コストを計算する

オフィス移転は従業員のモチベーションから会社のブランディングにも影響します。現状のオフィスが抱えていた課題点を分析し、移転によって解消できるように計画を立案しましょう。またオフィス移転の時間的・金銭的な負担を削減するために、移転希望日から逆算して大体のスケジュールを組むことが大切です。

現オフィスの契約内容の確認・解約通知

オフィスの移転が決まったら、まずは現オフィスの退去可能時期を確認し、「契約解除の意思表示(解約通知)をします。通知を出す時期は契約によって異なりますが、通常は退去の約6ヶ月前に、オーナーやビル管理会社へ「解約通知」を出すのが一般的です。

通知が遅れてしまうと、新旧オフィスで重複して賃料が発生する可能性があります。オフィス移転が決まったらなるべく早く解約通知を出すとともに、新オフィスの入居可能時期も確認し、無駄なコストがかからないよう注意しましょう。

原状回復工事義務の範囲を確認

解約通知を提出したら、次に物件を入居時の状態に戻す「原状回復工事」の手配を行います。

2020年4月に施行された改正民法では、「原状回復義務」について「経年変化や通常損耗については原状回復義務は発生せず、意図的に、もしくは不注意で損傷したものにのみ義務が発生する」と定められています。しかし、事業を目的とするオフィスや店舗は、不特定多数の人の出入りがあることなどから、この限りではありません。

オフィスの原状回復義務は、経年変化なども含め基本的には100%借主負担になることが多くなっています。原状回復義務の範囲は、賃貸借契約書に明記されているため、事前に確認しておきましょう。

原状回復工事業者の選定と見積もりの依頼

原状回復工事は、通常は現オフィスのオーナー指定の業者が実施します。ただし、稀に業者の指定がない物件もあるため、その場合は自社で業者を選定します。賃貸住宅と違って、オフィスは契約期間内に原状回復工事を完了させる必要があるため、退去の約6ヶ月前には工事の見積もりを依頼します。

工事の費用の相場は坪単価4~5万円と言われていますが、オフィスのグレードによって価格は変動します。相場を把握したうえで、複数の業者から見積もりをとってコストを抑えるのがおすすめです。


新オフィスの物件選定とレイアウトプランニング

オフィスの移転は、社員のモチベーションアップや企業ブランディングにもつながります。現オフィスの課題点や新オフィスで実現したいことを洗い出し、理想のオフィスを実現していきましょう。

新オフィスの物件選定

物件選定の前に、まずは現オフィスの課題点を洗い出し、新オフィスのイメージを明確にします。社員数の増加や固定費の削減など、移転目的と照らし合わせてイメージが決まれば、物件選定もスムーズに進みます。物件を探す際に気をつけておくべき点を以下のチェックリストにまとめました。こちらを参考に、納得のいく物件を探してくださいね。

  • 立地、最寄駅からの所要時間
  • 周辺の環境が整っているか(銀行や郵便局、区役所の有無など)
  • オフィスの利用可能時間
  • 入居コストの確認
  • 電話回線やネット回線、空調などの設備が整っているか
  • 駐車場、駐輪場の有無

従業員1人あたりの理想的なオフィス面積は、約2〜3坪と言われています。快適なオフィススペースの確保は、社員のモチベーション向上につながります。希望通りのオフィスを見つけるためにも、数件のオフィスを内見して比較してみてください。

賃貸借契約の締結

新オフィスの物件が無事に決まったら、入居申込書を提出します。ビルオーナーからの信用調査を受け入居の承諾が出たら、重要事項の説明を受けます。

以下のチェックリストは賃貸借契約書で確認すべきポイントをまとめたものです。

  • 契約開始日・入居日
  • 連帯保証人の有無
  • 契約満了日・解約予告に関する項目
  • 管理会社へ提出する書類
  • ビルの管理規約、工事業者の指定の有無、申請関係

契約を締結する際には書類の記入や押印などが必要ですので、忘れずに準備しましょう。

レイアウトプランの作成

業務の効率を上げるためには、実際に業務を行うことを想定したレイアウトプランニングが重要です。次の3つのポイントに考慮してプランを組んでいきましょう。

  • ゾーニング
  • 動線
  • コンセントの位置

オフィスのレイアウトプランニングにおいては、まずはじめに用途によってスペースを振り分け、細分化する「ゾーニング」を行います。オフィスを「来訪者が入れるゾーン」「セキュリティラインで隔てられる従業員だけのゾーン」に分け、次に受付や会議室、応接室などの場所を決めます。その後、部署ごとに必要なスペースを洗い出し、具体的なレイアウトを考えていきます。

レイアウトを考える上で重要なのが「動線」です。従業員が効率よく移動できる動線を設計すれば、生産性の向上につながるでしょう。作業などで一つの動線が遮られてしまっても滞りなく業務が行えるよう、動線は「一つの目的地に対して二つ用意する」のがよいと言われています。

またコンセントの位置に注意しましょう。OA機器の使用頻度が高い部署はコンセントの多い場所に配置するなど、業務の効率を考えたプランニングが大切です。

OA機器やオフィス家具の発注

作成したレイアウトプランに沿って、必要な家具やOA機器の購入を検討します。複数の業者に見積りを依頼し、価格やサービス内容を比較したうえで業者を選定しましょう。発注は移転約1ヶ月前までをめどに完了させておくと、移転直前の動きがスムーズになります。


新オフィスに関する業者の選定

移転をサポートしてくれる業者の選定は早めに行いましょう。移転費用に大きく関わるため、業者選びは慎重に行いたいポイントです。

引越し業者の選定・打ち合わせ

オフィス移転の場合、法人部門がある引越し業者を選びましょう。

業者の選定は、複数の業者に見積もりを依頼し、内容を比較することでコスト削減につながります。また、価格だけでなく、配線工事や廃棄物処理など、運搬以外のサポート範囲を詳しく確認することが大切です。

業者が決まったら打ち合わせを重ね、希望の移転日までにスムーズに移転できるよう計画を練っていきます。

内装業者の選定・打ち合わせ

新オフィスのイメージが決まったら、続いて必要になるのが内装業者の手配です。引越し業者と同様に、複数の業者に見積もりを出し、費用や施工実績を比較しながら内装を検討します。以下のチェックリストを参考に、業者とこまめに連絡を取り合いながら内装工事を進めていきましょう。

  • 間仕切りや内装に消防法の問題がないかを確認する
  • 電源の位置や収納スペースの大きさを確認する
  • レイアウト変更があった際には必ず連絡し、対応してもらえるようにする
  • 工事の段階で追加費用の有無を確認し、最終的な費用を明確にする

内装はオフィス環境の改善に大きく影響します。デザイン性と実用性を兼ね備えた内装の実現に向けて、業者と打ち合わせを重ねましょう。また、企業のカラーやコンセプトと内装プランにずれがないか、打ち合わせの段階で業者とイメージを共有しておきましょう。


新オフィスへの移転までに行う準備

新オフィスが決まったら、いよいよ移転業務が本格化します。スケジュールとマニュアルを作成し、作業に抜け漏れがないように管理しましょう。

移転スケジュールの作成

解約通知を行ったら、その後の移転計画を作成して社内に告知します。退去予定日や新オフィスでの稼働開始日に遅れないために、余裕を持ったスケジュールを設定しておきましょう。

移転マニュアルの作成

移転準備から当日までのスケジュールとやるべきことをまとめた社内用マニュアルを作成します。マニュアルには以下の項目を記載しておきます。

  • 廃棄物の処理方法、移転物品・残留物品リスト
  • 搬出・搬入方法
  • 梱包作業方法
  • 作業分担の割り当て
  • 社外への告知のタイミング
  • データのバックアップについて

遅延なく移転を進め、作業の抜け漏れをなくすために、やることとスケジュールの社内周知を徹底しておくことが大切です。

印刷物の発注、メールやホームページの記載の変更

移転先が決まったら、住所の記載の変更が必要になります。

自社の封筒・名刺など印刷物の発注を行うほか、ホームページなどWeb上の表記変更も忘れずに行いましょう。

電気通信管理

ネットワーク・電話の回線工事は、オーナーやビル管理会社に指定業者の有無を確認したうえで、移転3ヶ月前までに依頼を済ませます。工事の依頼に際しては、電話配線の状況や、使用できるネット回線の事前確認が必要です。

電気通信関係は業務において欠かせないものであるため、スムーズに工事が進むよう、担当者とスケジュール調整を行います。

社外への連絡を忘れずに

スムーズな移転のため、取引先だけでなく、銀行や業者などにも忘れずに移転を通知しましょう。通知が漏れてしまうと移転後の業務に支障をきたしてしまうため、送付先リストを事前に作成しておくのがおすすめです。


関係省庁への提出書類一覧

オフィス移転の際には、提出しなければならない書類が多く、事務手続きが煩雑です。移転前と移転後に提出する書類を、窓口ごとにまとめてご紹介します。

【移転前】に提出する書類

窓口

提出書類

提出時期

消防署①

(新所轄消防署予防課)

  • 防火・防災管理者選任届出書

速やかに提出

消防署②

(新所轄消防署予防課)

  • 防火対象物工事等計画届出書

内装工事開始の
7日前まで

消防署③

(新所轄消防署予防課)

  • 消防計画作成(変更)届出書

移転の7日前まで

消防署④

(新所轄消防署予防課)

  • 対象物使用開始届出書

移転の7日前まで

郵便局

(旧受持郵便局)

オンライン申請も可

  • 郵便物届出変更届

移転日までに


【移転後】に提出する書類

窓口

提出書類

提出時期

法務局

(旧所轄登記所商業法人係)

  • 本店移転登記申請書

(※同じ一管轄法務局区内に本店を移転する場合は3万円、管轄の法務局が変わる場合は6万円の収入印紙が必要。)

※必要書類
(登記簿謄本/定款/印鑑証明書/株主総会議事録または取締役会議事録)

移転から2週間以内

税務署①

(新・旧納税地所轄税務署)

  • 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

移転後速やかに

税務署②

(新・旧納税地所轄税務署)

  • 給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書

移転から1ヶ月以内

都道府県税事務所

(旧税務事務所)

  • 事業開始等申告書

事業開始日から
10日以内

社会保険事務所

(旧社会保険事務所)

  • 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

変更から5日以内

新労働基準監督署①

  • 労働保険名称・所在地等変更届

  • 就業規則変更届

  • 労働基準法に関するものの適用事業報告(様式23号の2)

  • 時間外労働に関する協定届

  • 休日労働に関する協定届

移転後速やかに

新労働基準監督署②

  • 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書

移転後、保険関係が成立した日の翌日から10日以内

新労働基準監督署③

  • 労働保険関係成立届

移転後、保険関係が成立した日から45日以内

公共職業安定署

(新所轄事業所適用係)

  • 雇用保険事業主事業所各種変更届

変更のあった日から10日以内

新所轄警察署 

  • 自動車保管場所証明(通称、車庫証明)※保管場所の所在図や配置図が必要

自動車保管場所証明書の証明日から1ヶ月以内


新オフィスで営業を開始するまでに必要なこと

オフィス移転で最後まで気を抜けないのが、各工事の日程調整です。もしミスがあれば移転スケジュールが大幅に遅れてしまうため、注意しましょう。工事業者とのこまめな連絡が大切です。

内装工事の調整

内装工事の日程が決まったら、電気関連、空調関連の工事日が重複しないように調整します。また、間仕切りや内装次第では、非常灯や火災報知器の設置が義務づけられています。内装業者との打ち合わせの段階で、スケジュールのほかに工事内容も確認しておきましょう。

セキュリティ関連の調整

オフィス移転は、セキュリティを強化する絶好のタイミングです。自社のセキュリティ管理を見直し、オフィスの入室に非接触カードリーダーの設置をするなど、セキュリティシステムの構築を検討しましょう。ビルのセキュリティシステムや防災設備との連動なども、考慮することが必要です。


居抜きオフィスで効率的なオフィス移転を

ここまで、オフィス移転の流れを説明してきました。通常のオフィス移転では、各工事業者の選定・打ち合わせや内装設備の準備に、多くの労力と時間が必要になります。

そこで、オフィス移転の時間的、金銭的負担を減らすためにおすすめしたいのが、「居抜きオフィス」です。

居抜きオフィスとは

「居抜きオフィス」は、退去したテナントが使用していた内装設備やオフィス家具、備品などを引き継いで入居できる賃貸オフィス物件のことです。イメージに合うオフィスが見つかれば、手間と費用を抑えて理想のオフィスに移転することができます。

また、自社の現オフィスを居抜きオフィスとして登録し、オーナーの許可を得たうえで次の入居者が決まれば、原状回復工事の義務を次のテナントに引き継いで退去することが可能になります。

居抜きオフィス退去の流れ

解約通知を提出し、オーナーやビル管理者の承認を得たら、居抜きオフィスとして登録して入居者を募集します。「そのまんまオフィス」なら、オーナーとの交渉から次の入居者の募集までサポート。オフィス移転にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

もし、期間内に入居者が決まらなかった場合、契約通りに原状回復工事を行う必要がありますが、その場合でも「そのまんまオフィス」に対しては特別な費用は発生しません。入居者とのマッチングが成立した場合の費用は面積(坪)あたり5000円。面積(坪)あたり4万円以上かかる原状回復工事の費用に比べ、コストを大幅に抑えることができます。

居抜きオフィス入居の流れ

居抜きオフィスに入居する場合、前テナントが使用していた家具や備品、オフィスデザインをそのまま活用します。そのため、家具の発注や内装工事関連の打ち合わせなどに必要な時間や費用を削減できます。もちろん、以前の自社オフィスで使用していた家具や備品の持ち込みや、レイアウトデザインの変更も可能です。

また、前テナントの入居者が配線を撤去していなければ、開通契約のみで電話・ネットワーク回線も使用できるため、効率的かつスピーディに営業を開始することができます。

「そのまんまオフィス」であれば、移転費用を500万円ほど削減できることも。低コストで理想のオフィス環境の実現が可能です。


まとめ

オフィス移転においてはやるべきことが非常に多く、煩雑です。それぞれの内容と時期を把握し、時系列に沿ってタスクを管理していきましょう。

また、時間や労力を抑えてより効率的にオフィス移転をするなら、「居抜きオフィス」がおすすめです。業界No.1の物件数を誇る「そのまんまオフィス」であれば、費用も作業負荷も抑えつつ、デザイン性の高いオフィスを利用することができます。ぜひ、「そのまんまオフィス」の活用をご検討ください。


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