オフィス環境は仕事に取り組むうえでの集中力に大きく影響し、生産性となって業績に表れます。しかし、よりよいオフィス環境を作りたいと思っても、具体的な改善方法が分からない経営者や総務担当者も多いはず。

そこで今回の記事では、働きやすいオフィス環境を実現するために押さえておきたいチェックリストと、その改善に向けた具体的な方法をご紹介します。

オフィス環境の重要性

オフィス環境は従業員にどのような影響を与えるのでしょうか。オフィス環境の改善が求められる背景や理由について解説します。

業務効率に直結する

オフィス環境は、従業員の生産性を左右する重要なポイント。

自社の業務に適した快適なオフィス環境が整えられていれば、仕事に対するモチベーションが高まります。一方で、あまりにも劣悪なオフィス環境はストレスの原因となり、業務効率が大幅に低下するだけではなく、心身の調子に影響を与えることも。

十分なスペースの確保や快適な気温・湿度の維持、騒音対策など、基本的なオフィス環境の整備は経営者の重要な役割のひとつです。

従業員のコミュニケーションに直結する

オフィス環境は従業員同士のコミュニケーションにも影響します。コミュニケーションが取りやすい環境を整備していれば、従業員同士の交流が盛んになり、従業員の自社への帰属意識が向上し、長期的には離職率の低下にもつながります。また、新しいアイデアも生まれやすくなるかもしれません。

企業イメージに直結する

オフィス環境は求職者が重視するポイントでもあります。2019年にエン・ジャパン株式会社が調査したデータによれば、20代の半数以上が求職の際に重視するポイントとしてオフィス環境を挙げています。

従業員の増加や業務の拡大など、さまざまな要因によって自社に適したオフィス環境は変わっていきます。必要な対策を行わずにいると、課題が積み上がり徐々に改善が難しくなるため、会社の変化に合わせてオフィス環境を定期的に改善していくことが重要なのです。

オフィス改善チェックリスト

オフィス環境の改善を図るには、まずは現在のオフィス環境の良し悪しを正しく認識しておかなければなりません。客観的に評価するために、チェックリストを活用してみましょう。

チェックリスト

現在のオフィス環境と照らし合わせ、以下の13項目のポイントを確認しましょう。

オフィスの課題とその影響

チェックリストに該当する項目があった場合、具体的にどのような影響が考えられるのでしょうか。「オフィス環境の重要性」で紹介した3つのポイントと照らし合わせて解説します。

業務効率に影響を与える項目

• ケーブル類が床に剥き出しになっている
• すべてのミーティングスペースが要予約
• 業務に適したレイアウトではない
• 日当たりが悪く暗い
• オフィスが狭い
• 騒音対策がされていない
• オフィス内が寒い、または暑い
• オフィスやトイレが汚い
• 駅からオフィスまでの距離が遠い
• デスクや椅子が使いづらい・疲れやすい

なかでも特にオフィスのレイアウトやスペースは重要なポイントです。日本オフィス家具協会が2017年に調査したデータによると、半数以上の労働者が個人スペースの広さを重要視しており、生産性や業務効率にも直結すると回答しています。

一口にレイアウトといっても業務内容ごとに要件は異なり、たとえばエンジニアの場合は作業に集中できるようなブース型のレイアウトが理想的です。反対に、さまざまな関係者との打ち合わせやコミュニケーションが必要な営業職では、フリーアドレスなどのレイアウトが適している場合もあります。

コミュニケーションに影響を与える項目

• すべてのミーティングスペースが要予約
• 業務に適したレイアウトではない
• 休憩室がない
• オフィスが静かすぎる
• 騒音対策がされていない

従業員同士のコミュニケーションに影響するオフィス環境のポイントとしては、レイアウトはもちろんミーティングスペースの充実が挙げられます。

先進的な働き方を実現しているGoogleでは、オフィス内のあらゆる場所に小規模な打ち合わせスペースが設置されており、おしゃれなカフェのような空間が広がっています。わざわざミーティングルームを予約しなくても、ちょっとした打ち合わせに使えるスペースがあれば、社内のコミュニケーション、情報共有が活発になります。

また、オフィス内でストレスなくコミュニケーションをとるためには、騒音への対策も不可欠です。日本オフィス家具協会による調査でも、約6割もの労働者が適正な騒音対策を重視していることが明らかになっています。

企業イメージに影響を与える項目

• 日当たりが悪く暗い
• オフィスやトイレが汚い
• デザインが自社に適していない

新卒者や中途採用者は、オフィスの日当たりやスペースの余裕などを見て、働きやすいオフィスであるかを判断する傾向があります。

また、自社のブランドにあったオフィスデザインであるかも重要なポイント。先進的なサービスを提供している企業のオフィスが古く旧来的なデザインだと、イメージとのギャップが大きく、採用力を低下させてしまっている可能性があります。

オフィス改善　12の方法

自社のオフィス環境の良し悪しを客観的に把握できたら、具体的な改善を行っていきましょう。オフィス環境改善に効果的な方法を12点ご紹介します。

1.配線はデスクやマットの下に

配線が隠れることによって移動がしやすくなり、業務効率も向上します。また、精錬された印象になるため、従業員のモチベーションや採用力の強化にもつながります。

2.デスクや椅子を買い換える

コストの節約のためにデスクや椅子を安いもので揃えてしまうと、従業員の疲労が蓄積しやすく生産性が低下するため、できるだけ良いものを選びましょう。また、デザインにこだわるとオフィス全体の印象を変える効果も期待できます。

3.導線を考えたレイアウトに変更する

効率的に業務を行うためには、従業員の動線を考えたレイアウトが欠かせません。

オフィス家具の配置を工夫して、部署ごとに動線を変えたり、出入り口や複合機、トイレの近くなど従業員の往来が多い通路は幅を広くとったり。一度、家具を配置するとレイアウトを変更するのは難しくなるので、きちんとプランを立ててからレイアウトを変更しましょう。

4.場所に適した照明に変更する

スペースの使用用途によって、照明の種類を使い分けるとより居心地のよいオフィスになります。

執務スペースやミーティングルームなどは、特に十分な明るさが確保できるように照明を設置しておきましょう。一般的なオフィスであれば、広範囲にわたって照らすことができるLEDシーリングがおすすめです。

また、照明の色にもこだわるとさらに効果的です。神奈川工科大学の研究で、シアン色の照明は集中力をもたらすことが明らかになっています。休憩室などは、暖色系のライトを使用して、リラックス感を演出してもいいですね。

5.予約不要のミーティングスペースを用意

カフェやレストランにあるボックス席のようなタイプのミーティングスペースを確保しておくとよいでしょう。予約不要ですぐに利用できるミーティングスペースを設置することで、従業員同士のコミュニケーションも活発になります。

6.個人作業スペースを取り入れる

エンジニアなど黙々と作業する職種がいる部署には、個人作業に没頭できるスペースを用意しておくのもおすすめです。両サイドをパーティションで区切られ、自分専用のブースのような環境があれば周囲に気を使うことなく作業が捗ります。

7.リフレッシュスペースを設置する

ランチや仕事中の休憩などのためには、自席以外でリラックスできるリフレッシュスペースも重要です。多くの企業ではリフレッシュスペースに自動販売機や売店などのコーナーが併設されており、従業員同士の憩いの場としても活用されています。

8.フリーアドレス制を導入する

営業やディレクター職など、不特定多数の関係者とのコミュニケーションが求められる場合、固定席ではなくフリーアドレス制を導入するのもおすすめです。自分専用の決まった席がないことから、部署を問わずさまざまな人と交流しやすく、横のつながりが強化されます。

9.オフィスBGMを導入する

あまりにも静かすぎるオフィス環境だと、従業員同士が話しかけづらくコミュニケーションが停滞しがちです。また、適度に周囲の雑音があったほうが仕事に集中しやすい労働者も多いため、BGMの導入がおすすめです。

10.植物を取り入れる

観葉植物や花などをオフィスに取り入れると、癒しや安らぎの効果が期待できます。特に観葉植物の場合、こまめな手入れも不要のため、オフィスへの導入に向いています。

11.リノベーションを行う

オフィス環境に課題が多く改善が難しい場合は、リノベーションを行うのもひとつの方法です。壁紙やカーペットを新調したり、ミーティングスペースやリフレッシュスペースを新設したりすることもできます。

12.オフィス移転を行う

従業員数に対してオフィススペースが狭い場合や抜本的に改善したい場合は、オフィス移転を検討してみましょう。レイアウト変更やリノベーションだけでは解決できなかった問題も、オフィス移転で一気に解決できる場合があります。

デザイナーオフィスへの移転で抜本的にオフィス改善

解決すべきオフィスの課題が多い場合や、より大胆にオフィスを改善したい場合などはデザイナーズオフィスへの移転がおすすめです。

デザイナーズオフィスとは

デザイナーズオフィスとは、先進的なデザインや機能を兼ね備えたオフィスの総称であり、以下のようなメリットがあります。

• 従業員のモチベーションアップ

• 採用力の強化

• 企業のブランディング

機能性・デザイン性ともに優れたデザイナーズオフィスは、従業員のモチベーション向上はもちろん、会社を訪れた取引先や求職者にもよい印象を与えます。結果的に、取引先からの信頼獲得や優秀な人材の採用にもつながります。

低コスト・短期間で移転する方法

デザイナーズオフィスに時間とお金をかけずに入居する方法は、2つあります。

居抜き入居する

居抜き入居とは、以前のテナントが使用していた内装設備やオフィス家具をそのまま引き継いで入居することを指します。

契約後、短期間で移転できるほか、家具や内装設備が備え付けられているため、通常のオフィス移転と比べて移転の初期費用を大幅に抑えられます。

オフィスをリノベーションしてデザイナーズオフィスとして貸し出しているところも多いため、さまざまな選択肢の中から理想のオフィスが見つかるはずです。

セットアップオフィスを利用する

セットアップオフィスとは、必要な内装設備などがあらかじめ備え付けられている物件のこと。

居抜きの場合と同じように、あらかじめオフィス家具や内装や家具が整っているので、移転の初期費用を大幅に抑えられます。また、すでに内装工事が完了している状態なので、機能面もデザイン面も完成された状態に近い物件に入居できます。

まとめ

オフィス環境は業務効率や従業員同士のコミュニケーション、企業イメージなどに直結するため、定期的な改善を繰り返していくのが理想です。

従業員が過ごしやすく、安心して業務に集中できるように、自社に適した改善方法を取り入れていきましょう。もし解決すべき課題が多い場合は、デザイナーズオフィスへの移転もおすすめです。そのまんまオフィスでは、家具備え付けのデザイナーズオフィスを多数掲載しておりますので、ぜひ一度ご検討ください。