事業の成長に合わせてオフィス移転を検討される中で、今のオフィスからの退去や新しいオフィスへの移転に伴う莫大な費用に悩んでいる企業の経営者や総務担当の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、オフィス移転費用の相場をご紹介するとともに、費用を削減するために有効な方法についても詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転費用概算表

オフィス移転にかかる費用は、オフィスの広さや契約内容、従業員数によっても大きく異なりますが、概算と内訳は以下のようになっています。

費用は退去時にかかる費用と入居時にかかる費用に分類され、オフィスの広さ（坪単位）に応じてかかるものもあれば、従業員の数に応じてかかるものまでさまざまです。

【入居時にかかる費用】

仮に従業員30名の企業が広さ70坪のオフィスから100坪のオフィスに移転する場合、以下のような概算費用となります。

【退去時にかかる費用】

【入居時にかかる費用】

あくまで概算ではありますが、このように工事費や引越し費用だけで数千万円単位でのコストがかかり、敷金や仲介手数料、前家賃なども含めると億単位のコストがかかるケースも珍しくありません。

オフィス移転費用の内訳

オフィス移転には莫大なコストがかかることが分かりましたが、なかでも移転費用の多くを占めている項目について、内訳の詳細を解説します。

原状回復費用

一般的にオフィスには内装工事を行ってから入居しますが、退去時には物件を元の状態（入居前、内装を施していない状態）に戻しておく必要があります。この作業が「原状回復」です。

賃貸借契約において、オフィス物件の原状回復については「ほぼ100%テナントが負担すること」が義務付けられています。通常使用している範囲での損耗や経年劣化についても、テナントが借りた時の状態に戻さなければいけません。

内装工事費用

内装工事費用は、移転先のオフィスへ入居する際にかかる費用です。床・壁・天井の表装の仕上げを行ったり、会議室やパーティションなどの必要な設備を整備したりします。

工事業者の中には内装工事と設備工事を一貫して対応できるところもあれば、内装工事のみ、または設備工事のみに対応している業者も。業者によって見積もり金額はさまざまです。

引越費用

引越し費用は従業員1名あたり2万円から5万円程度が相場とされていますが、オフィスの立地や作業条件によっても大きく左右されます。

たとえば2階以上のフロアから引越し作業を行う場合、荷物用エレベーターが設置されていないオフィス物件だと作業員の負担が倍増するため、料金も高額になります。また、大きな荷物でエレベーターや階段からの搬出が難しい場合、クレーンによる搬出のための追加費用が発生するケースもあります。

賃貸借契約費用

敷金や礼金、仲介手数料、火災保険料にあたるのが賃貸借契約費用です。また、契約時には翌月の賃料も支払うケースが多いため、これも賃貸借契約費用に含まれます。

敷金はアパートやマンションと同様に、退去時に戻ってくるケースが多いですが、原状回復などの費用に充当されて満額が戻ってこない場合もあります。

礼金については、敷金とは異なり、退去時に返却される費用ではありません。契約するオフィスが大手の会社によって運営されている場合は不要となるケースがほとんどですが、小規模な物件で個人のオーナーが運営している場合は、賃料1ヶ月または2ヶ月分程度の礼金が請求されることがあります。

仲介手数料はオーナーではなく仲介業者に支払う手数料のこと。業者によって金額は異なりますが、オフィス物件をはじめとした事業用物件の場合は、賃料1ヶ月分が上限です。

賃貸契約費用のなかでも特に注意しておきたいのが、旧オフィスと新オフィスの賃料です。原状回復工事が終わるまでは旧オフィスを解約できない上、新オフィスについても契約から稼働までに数ヶ月の時間がかかるため、少なくとも数ヶ月程度は2つのオフィスの賃料を支払う期間が生じます。単純に契約が切り替わる訳ではないため、注意しましょう。

その他諸費用

オフィスを移転する場合、税務署や法務局、社会保険事務所などへさまざまな書類を提出しなければなりません。自社で対応するケースもありますが、行政書士をはじめとした専門家に依頼するのが一般的で、書類作成費用として数十万円程度の費用がかかります。

また、オフィス移転にともなって従業員の名刺を作り直したり、パンフレットやポスター、その他掲示物および配布物の記載を直す必要もあります。

オフィス移転費用を抑える方法

莫大なコストが発生するオフィス移転ですが、できるだけ負担を軽減するためにはどのような方法が有効なのでしょうか。今回は具体的な方法として4つのポイントを解説します。

複数の業者から見積もりをとる

オフィス移転費用の中で、大きな割合を占めるのが内装や通信設備などの工事です。

退去時の原状回復工事や入居時の内装工事、さらに引越し作業などは業者に依頼するのが一般的ですが、同じ工事内容でも業者によって見積金額はさまざまです。できるだけ費用を抑えるためには、複数の業者から見積もりをとって金額とサービス内容を比較検討することが重要です。

ただし入居しているオフィスビルによっては、指定業者以外への依頼ができない物件もあるため、事前に指定業者の有無を確認しておきましょう。

工事関連を一社に任せる

一口に工事といっても、壁面やフロアなどの内装を手掛けるものから、通信回線や空調などの設備を手掛けるものまで、内容はさまざまです。

こうした工事を別々の業者に依頼するのではなく、一貫して一社に依頼することで、トータル費用の値下げを交渉する方法もあります。

家具や備品を再利用する

オフィス移転のタイミングでデスクやテーブル、キャビネットなどの備品を買い替えるケースも多いはずです。しかし、新品のオフィス家具は高額で、コストの負担も増大してしまいます。旧オフィスで使用してきたオフィス家具のなかで、再利用できるものは再利用し、どうしても買い替えが必要なものをピックアップしてみましょう。

また必ずしも新品にこだわらない場合は、中古のオフィス家具の中から検討してコストダウンを図るのもおすすめです。

居抜きオフィスやセットアップオフィスを利用する

オフィス移転費用を抑えるのに効果的なのが、居抜きオフィスやセットアップオフィスを利用する方法です。

居抜きオフィスとは前のテナントが使用していた内装設備やオフィス家具を引き継いで借りられる物件のこと。条件に合うオフィスが見つかれば、電話回線やネットワークの工事を行うだけで入居・稼働できる場合も。費用だけでなく移転にかかる労力や時間も削減できます。

一方セットアップオフィスとは、必要な内装設備などがあらかじめ備え付けられている物件のこと。居抜きと同様にオフィス家具や内装や家具が整っているので、こちらも移転の初期費用を大幅に削減できます。

起業間もない企業や、従業員が急速に増えて短期間にオフィス移転を余儀なくされる企業にとって、特にメリットの多い賃貸オフィスといえるでしょう。

まとめ

オフィス移転費用を抑えるためには、まず費用の相場を知ることが大切です。なかでも移転費用の多くを占める内装工事や通信工事、引越し作業は、複数の事業者から見積もりをとり、サービス内容と料金を照らし合わせながら最適な業者を選定しましょう。

そうした基本的な対策に加え、居抜きオフィスの活用もオフィス移転費用の削減に有効です。居抜きオフィスなら、オフィス移転の初期費用を大幅に抑えることができます。

費用や労力を抑えたオフィス移転を検討している方は、物件数が豊富な「そのまんまオフィス」へぜひ一度ご相談ください。