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2020.07.01

セットアップオフィスとは?メリット・デメリットや物件選びのポイントも解説

事業拡大や従業員数の増加にともない、オフィスの移転を検討している企業も多いのではないでしょうか。また、今後テレワークが普及し、オフィス規模を縮小する企業も増えてくるかもしれません。

オフィスの移転にはさまざまな準備が必要で、その労力や費用は企業にとって大きな負担になるもの。

そこで今回は、オフィス移転の負担を軽減する「セットアップオフィス」についてご紹介します。セットアップオフィスの概要はもちろん、メリット・デメリットや物件選びのポイントまで解説しますので、開業やオフィスの移転先を検討している方はぜひ参考にしてみてください。


セットアップオフィスとは

テレワークをはじめ働き方が多様化するなかで、オフィスに対するニーズも変化してきました。そのような状況のなかで特に注目を集めているのが、セットアップオフィスです。従来のオフィスと異なる点も含め、セットアップオフィスについて解説します。

セットアップオフィスとは

セットアップオフィスとは、通常何も造作が施されていないオフィスとは異なり、パーテーションなどオフィスに必要な設備や内装が、あらかじめ備え付けられている物件のことをいいます。なかにはデスクやチェアなどのオフィス家具や、応接スペースが用意されている物件もあります。

セットアップオフィスと通常のオフィスの違い

通常の賃貸オフィス物件は、執務スペースや会議室、応接室などの間取りが決まっておらず、入居者が施工業者などに依頼して、必要な間取りや設備を追加するのが一般的です。デザイン性の高いオフィスを設計するには、デザインの入念な打ち合わせが必要になるほか、デザイン設計費用も高くなります。

これに対してセットアップオフィスの場合は、気に入ったデザインや間取りの物件が見つかればそのまま入居できるため、移転の初期費用を抑えて理想のオフィス環境を実現できます。


セットアップオフィスのメリット

従来のオフィスよりも手軽に借りられるセットアップオフィスですが、具体的にどのようなメリットがあるのか、3つのポイントをピックアップして解説していきます。

オフィス移転のコストが削減できる

あらかじめ内装設備が整ったセットアップオフィスであれば、多くの場合、入居に際して必要なのはネットワーク関連の工事と不足分の家具の発注だけ。そのため、内装工事やオフィス家具購入などオフィス移転の初期費用が大幅に削減できるのです。

またセットアップオフィスなら、退去時の原状回復費用も抑えられます。基本的には入居時に設置されていたパーテーションなどは撤去の必要がなく、床壁天井の塗り替え・張り替えやクリーニングのみを行って退去することが多くなります。労力や費用の面で嬉しいポイントですが、契約内容によっても条件は異なるため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

オフィス移転にかかる時間や労力が削減できる

オフィス移転の際に課題となるのはコストだけではなく、準備作業に時間や労力がかかることも挙げられます。

通常、オフィスを契約してオリジナルの間取りやデザインを設計するとなると、事前に施工業者や管理会社との入念な打ち合わせが必要不可欠です。しかし、セットアップオフィスは現状の内装や設備のまま入居できるため、大規模な工事やそれに伴う打ち合わせを省略して、スムーズに移転することが可能です。

従業員のモチベーション向上や採用の強化につながる

セットアップオフィスの中には、内外装にこだわったデザイナーズオフィス物件も豊富に存在します。魅力的なオフィス環境は、従業員のモチベーションアップに有効です。

また、採用活動においても、オフィス環境は重要な訴求ポイントです。雰囲気がよく働きやすさを感じさせるオフィスは求職者の印象に残るほか、ブランディングの効果もあります。従業員の満足度を高めて人材を定着させると同時に、新たに優秀な人材を迎え入れるためにも、セットアップオフィスは非常に効果的です。


セットアップオフィスのデメリット

続いて、セットアップオフィスのデメリットを3点ご説明していきます。

一からデザインを設計できない

オフィスに必要な会議室の数や執務スペースの広さ、内装のデザインなどは、入居する企業によって要件が異なるものです。クライアントや取引先の担当者がよく訪れるなど、打ち合わせの機会が多い場合は会議室を充実させたり、反対に大規模なコールセンター業務などで活用する場合は執務スペースを多く確保したりと、調整が必要になります。

しかしセットアップオフィスの場合は、このような個別のニーズに合わせたデザインやレイアウトの変更が難しいため、条件に合う物件を探すのに時間がかかる場合があります。

物件数が限られる

近年、セットアップオフィスのニーズが高まってきてはいるものの、 通常のオフィス物件と比べると物件数はまだまだ一部に限られています。そのため、オフィスの広さや立地などの譲れないポイントと、デザインやレイアウトなどの希望条件を両立させるのが難しい場合もあります。

また、良条件のセットアップオフィスほどすぐに契約済となってしまうケースも多いため、早めにオフィス物件の検討を始める必要があります。

大規模なオフィス物件が少ない

大小さまざまなセットアップオフィス物件が存在しますが、特にニーズがあるのが中小規模のオフィス物件です。会社の成長規模に合わせてオフィス物件を借りるケースが多いため、必然的に小規模なオフィスほど回転率が高く、物件の種類も豊富になります。

反対に、1フロアに数百人を収容できるような大規模のオフィス物件となると、大企業がコストをかけてオフィス工事を行うケースが多いため、セットアップオフィスとして貸し出される物件は少ない傾向にあります。

セットアップオフィス物件で多いのは、主に50〜100坪前後の広さで、数十席程度の執務スペースが確保できるような規模のオフィスといえるでしょう。


セットアップオフィスがおすすめの企業

セットアップオフィスの特徴やメリット・デメリットをお伝えしてきましたが、具体的にどのような企業におすすめといえるのでしょうか。今回はセットアップオフィスを活用するのに最適な企業を2つ紹介します。

ベンチャー企業・スタートアップ企業

セットアップオフィスを特におすすめしたいのが、ベンチャー企業やスタートアップ企業です。

創業間もないスタートアップ企業や、新たな事業領域に積極的に取り組むベンチャー企業の場合、急速な事業拡大によって短期間のうちに従業員数が大幅に増えるケースも少なくありません。会社規模の急激な変動にフレキシブルに対応していくためには、低コストかつ短期間で移転が可能な、セットアップオフィスがおすすめです。

また、事業拡大のために都市部への進出を検討している企業においても、セットアップオフィスの利用が有効です。

徐々に物件数や範囲が広がってはいますが、セットアップオフィスは特に都市部に多く見られます。そのため、都市部進出をきっかけにオフィス形態を変えてみるのもよいでしょう。地方でいい物件を見つけられずにいた方も、希望の条件に合う物件を見つけられるかもしれません。

デザイナーズオフィスを探している企業

デザイナーズオフィスへの移転を検討している場合にも、セットアップオフィスはおすすめです。気に入る物件を見つけることができれば、内装デザインやレイアウト設計に関する打ち合わせ、オフィス家具などの購入が不要になるため、コストを節約しつつ理想のオフィス環境を実現できます。

また、内装ができ上がった状態で内見ができるため、入居後のイメージがしやすく、間取りやデザインなどを比較したうえでオフィスを選べるのも便利なポイントです。


セットアップオフィスを選ぶポイント

具体的にどのような基準で、セットアップオフィス物件を選べばよいのでしょうか。オフィスに求める機能や要件などはさまざまですが、今回はそのなかでも特に重要な3つのポイントをご紹介します。

執務スペースの広さ

もっとも重要なのは、十分な広さの執務スペースが用意されているかという点です。基本的なことではありますが、オフィスで働く従業員のデスクや椅子を配置できるスペースが確保されているか、確認しておきましょう。

広さに余裕がなく物が密集していると従業員がストレスに感じやすいほか、動線の確保は生産性に直結するので注意が必要です。

会議室やパーテーションなどの設備

執務スペースの要件がクリアできたら、次は会議室やパーテーションなどの設備を確認します。入居する企業や部署、業務内容によっても会議室の数は異なるので、自社の条件に応じて検討しなければなりません。

たとえば複数の部署が集まるフロアであれば、同じ時間帯に打ち合わせが重なることを考え、会議室の数に余裕を持たせる必要があります。

また、部屋として仕切られた会議室以外にも、簡単な打ち合わせが可能なフリースペースや、食事やお茶ができる休憩スペースの有無を確認することも重要です。

デザイン

デザイン性の高いオフィスは理想的ですが、単なる見た目の良し悪しだけではなく、オフィスとして使いやすいデザインになっているかも重要なポイントです。

たとえば、デザインを重視するあまり、社員の動線が確保できていないケースや、コンセントの位置が考えられていないケースも少なくありません。

配置するデスクの数やOA機器の位置、ミーティングスペースの広さなども検討し、デザイン性と実用性を両立した使いやすいオフィスを選ぶことが重要です。


まとめ

今回はセットアップオフィスの概要や、通常のオフィスとの違いを詳しくご紹介してきました。

セットアップオフィスは、オリジナルのデザインやレイアウト設計が難しいといったデメリットもありますが、設備や内装が備え付けられているため、オフィス移転にかかる初期費用や時間、労力を大幅に軽減できます。またデザイン性の高い物件も多いため、従業員のモチベーションアップや採用力の強化にもつながります。

まずは一度、自社にマッチするセットアップオフィス物件を探してみませんか?


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