業務効率化の一環で、オフィス環境の改善が注目されています。しかし、「何を改善すれば良いのか分からない」という声もあります。

そこで今回は、従業員の生産性の向上につながる改善方法と、考えるべきポイントをご紹介します。

オフィス環境と仕事へのモチベーションの関係性とは

そもそもオフィス環境と仕事のモチベーションには、関連性があるのでしょうか。従業員はどれほどオフィス環境を重視しているのでしょう。

一般社団法人 日本オフィス家具協会の調査によると、71.4%の労働者が「オフィス環境の良し悪しは、仕事に対するモチベーションに影響する」と回答。64.8%の労働者は「オフィス環境の良し悪しは、仕事の成果をあげることに影響する」と答えており、オフィス環境は従業員のモチベーションやパフォーマンスに大きく影響するとわかります。

また、若い社員ほどオフィスを重視する傾向のため、オフィス環境の改善は人材確保の観点からも重要な取り組みといえるでしょう。

オフィス環境改善のポイント

オフィス環境の改善に向けて、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。今回は3つの要素に分けて解説します。

オフィスレイアウトは従業員の動線を考えよう

オフィスのレイアウトを考える上で大切なのが「動線」です。従業員がオフィス内を移動する際の動線を考慮しておかないと、従業員のストレスにつながったり、生産性が低下したりする影響があります。動線設計のポイントは、一つの目的地に対して二つ動線を用意すること。作業などで一つの動線が遮られてしまっても、滞りなく業務が行えるため効率的に業務できます。

他社オフィス環境を参考にしよう

オフィス環境を改善する際は、他社のオフィス環境を参考にしましょう。自社と同規模の企業オフィスを参考にすることで、限られたスペースを有効活用できるアイデアが浮かんでくるはずです。

近年、オフィス環境が注目されるようになったことで、オフィスレイアウトをオープンにする企業も増え、さまざまな企業のオフィスを紹介しているWebサイトもあります。ぜひ、多種多様なオフィスを比較しながら検討してみてください。

従業員の声を大切に

オフィス改善でもっとも重要なのが、従業員の声や意見を反映すること。オフィス環境の改善はあくまでも従業員のモチベーション向上や業務効率化が目的であるため、現場の意見を反映させることが大切です。

現在のオフィスで使いづらいと感じる点や改善したほうが良いと思うポイントをヒアリングし、改善案に落とし込みましょう。意見が反映されることは、従業員の帰属意識にもつながります。

時代の変化にも対応しよう！モチベーションが高まるオフィス環境の改善方法4つ

モチベーションが向上するオフィスとはどのようなものなのでしょうか。今回は4つの改善策をご紹介します。

1. 明るさと開放感を意識する

狭く暗いオフィスで仕事をしていると、気分が落ち込みモチベーションが低下してくるもの。物理的にオフィスの面積を広げることは難しくても、レイアウト変更や収納スペースの確保など、さまざまな工夫次第で開放感のあるオフィスを実現できます。

たとえば、窓際にものを置いていたり、大型のキャビネットを配置していたりする場合はオフィス改善の余地があります。窓からの自然光を防がないように注意したり、オフィス家具を背の低いものに変更したりするなど工夫してみましょう。

新型コロナウイルスの感染予防対策としても、スペースに余裕を持たせることは重要です。

2. フリーアドレス制を導入

部署やチームごとに固定の座席を配置せず、自由に座席を選べるフリーアドレス制。営業やセールスエンジニアなど外回りの職種が多い企業にマッチしているほか、部門を問わず社内コミュニケーションを活性化したい場合におすすめのオフィス環境です。

一方で、つねにオフィス内で業務を行うバックオフィス部門は、従来のレイアウトのほうが連携を取りやすく仕事が進めやすいかもしれません。部署の特性や職種を考え、フリーアドレス制を導入することによる生産性の変化を見極めましょう。

3. 会議スペースや個人作業用スペースを用意

通常の執務スペースとは別に、会議スペースや個人の作業に集中しやすい専用のスペースを作るのもおすすめです。最近ではリモートワークの機会も増え、オンライン会議が主になりました。会議の声は作業しているほかの従業員の集中を妨げる要因にもなります。スペースを用途ごとにわけ、すべての社員が業務しやすい環境を実現しましょう。

4. リフレッシュできるスペースを作る

執務スペースや会議用のスペース以外にも、ランチや休憩時に気軽に利用できるリフレッシュスペースを設ける企業が多くあります。従業員同士のコミュニケーションが活性化するため、企業への愛着を高められるでしょう。気軽な雑談を通して新たな事業アイデアが生まれるかもしれません。

オフィス改善施策をより詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

効率的のオフィス改善できるセットアップオフィスとは

現在のオフィス環境を改善するために、レイアウトを一から見直すとなると多額の費用がかかります。また、そもそもオフィスが物理的に狭いため、もっと広いオフィスへの移転しなければならないケースも。そのような場合におすすめしたいのが、セットアップオフィスやデザイナーズオフィスです。

セットアップオフィスとは内装や通信設備、備品などがあらかじめ備わった物件のことで、スピーディーに入居できるのが特徴です。また、セットアップオフィスのなかにはデザインやレイアウトにこだわったデザイナーズオフィスの物件も多く、従業員のエンゲージメント向上やブランディングの効果も期待できます。

初期費用を抑えつつもスピーディーに入居できるセットアップオフィスは、近年著しく企業からの需要が高まっています。ぜひチェックしてみてください。

新型コロナウイルス感染予防対策もばっちり

新型コロナウイルスの影響によってオフィスに求められる機能や役割も変化しています。

従来の対面による会議や打ち合わせから、Web会議に移行する企業が増えている中、少人数または個人で利用できるテレカンブースが設置されたオフィスが登場しています。セットアップオフィスのなかには、このような物件を借りられるものもあります。

▲【セットアップオフィス事例.1】
大人数で対応できるテレカンブースです。ウェブカメラや照明などがオンライン会議に最適化されています。

▲【セットアップオフィス事例.2】
個室が用意されているオフィスも。オンライン会議中に周りの音や人に気をとられず業務できます。

また、個人のデスク間に仕切りを設置することにより、オフィスへ出社して業務を行う従業員の感染症対策にも貢献。同時に、一人での作業に集中しやすい環境も構築されています。

▲【セットアップオフィス事例.3】
仕切りがあることで、飛沫感染のリスクを抑えています。また動線がシンプルになるため、業務の効率化が図れるメリットも。

▲【セットアップオフィス事例.4】
防音性のある仕切りを使用したオフィス。タイピング音や会議の声などを遮断でき、集中して業務が行えます。

まとめ

従業員にとって働きやすい環境を実現し、生産性の向上や業務効率化を支援するため、多くの企業がオフィス環境の改善に向けて取り組んでいます。しかし、オフィス環境の改善には多額のコストや時間、人手がかかるため実現が難しいと考えている企業も少なくありません。

コストを抑えつつ、移転後スムーズに事業を開始できるセットアップオフィスやデザイナーズオフィスの活用を検討してみましょう。

「そのまんまオフィス」には、オフィス環境が整ったセットアップオフィスやデザイナーズオフィスの物件が多数掲載されています。ぜひ参考にご覧ください。