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COLMUN

2020.07.01

【オフィス移転スケジュール】効率的なオフィス移転方法を徹底解説!

「オフィス移転を考えているが、何から始めていけばよいのか分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか?通常業務に取り組みながらオフィス移転の準備を進めるのは、スケジュール管理が大変ですよね。

今回の記事では、オフィス移転のスケジュールと効率的なオフィス移転方法を解説します。短期間で効率的にオフィスを移転したい方は、ぜひ参考にしてみてください。


オフィス移転のスケジュール

オフィス移転に必要な準備はとても多く、時間と労力がかかります。移転直前になって慌てないように、移転6ヶ月前から準備を始めておくようにしましょう。

以下の表は移転6ヶ月前から1ヶ月前までに準備しておくべきことのチェックリストです。準備の抜け漏れがないか確認をする際にぜひご利用ください。


現オフィス関連の準備

新オフィス関連の準備

移転6ヶ月前

  • オフィス移転計画の立案

  • 現契約書内容の確認と解約予告(※3ヶ月前に行う物件もあるため要確認)

  • 引越し業者の選定

  • 新オフィスの物件選定

  • 賃貸契約書の締結

移転4ヶ月前

  • 原状回復工事の依頼(※物件によって時期が異なるため要確認)

  • 新オフィスのレイアウトプランニング

  • 内装業者の選定・打ち合わせ

  • 電気通信工事の手配と契約

移転2ヶ月前

  • 産業廃棄物の回収業者の選定・契約

  • 新オフィスに関する移転案内作業

  • 印刷物の発注、メールやホームページの記載住所の変更

  • オフィス移転マニュアルの作成

  • 社外への連絡

  • OA機器・オフィス家具の発注

移転1ヶ月前


  • 新オフィスでの内装・設備工事を開始

  • 関係省庁への書類提出

ここからは、それぞれのチェック項目で想定されるトラブルや注意点も交えながらスケジュールの詳細を解説していきます。


移転6ヶ月前までにするべきこと

オフィス移転計画の立案

オフィス移転計画を立案し、移転の目的を明確化しましょう。

社員数の増加や企業イメージの向上など、オフィス移転の理由はさまざまです。現オフィスの課題点を洗い出しておくことで、新オフィスの物件を選ぶ条件を決めやすくなります。

オフィス移転が正式に決まった後、新オフィス稼働の希望日をもとにスケジュールを組みましょう。大まかなスケジュールを立てておくことで、のちに時間がなくて準備に追われてしまうという心配もなくなります。

また、オフィス移転にかかる費用を把握しておくことも大切です。新オフィスの物件家賃や引越し費用、内装工事費だけでなく、現オフィスの原状回復工事費も念頭に入れておかなくてはなりません。

現契約書内容の確認と解約予告

原状回復、解約、敷金・保証金等について現オフィスの契約書を確認しましょう。

原状回復工事については、どのような状態で貸主に返すべきなのかが賃貸借契約書に明記されています。「床や天井まで原状回復工事をする必要があるか」などで費用が大きく左右されるため、しっかり確認しておきましょう。

オフィス契約解約予告は、オーナーやビル管理会社へ解約通知を提出することが義務付けられています。一般的に6ヶ月前までに出さなければいけませんが、スモールオフィスは3ヶ月前でよい場合もあります。契約書を確認して忘れずに行うようにしましょう。

引越し業者の選定

引越し業者の選定はコストを抑えることができるポイントのひとつです。複数の引越し業者に見積もりを出してもらうようにしましょう。費用だけでなく、「廃棄物の引き取りも可能か」など作業の対応範囲も確認しておくと、当日スムーズに引越し作業を行うことができます。

新オフィスの物件選定

オフィス移転計画で出した新オフィスの選定条件をもとに、物件探しを行います。オフィス物件においては、以下のポイントが重要になります。こちらを参考に、納得のいく物件を探してくださいね。

  • 立地(社員の通勤時間の増減や最寄駅からの所要時間、周辺施設へのアクセスなど)
  • 予算(賃料・共益費・敷金、保証金・更新料・礼金・預託金など)
  • 設備(電気容量、電話回線数、空調設備の位置など)
  • 面積(社員数に対して適正な面積が確保できるか)

賃貸借契約書の締結

新オフィスの物件が無事に決まったら、入居申込書を提出します。ビルオーナーからの信用調査を受け入居の承諾が出たら、重要事項の説明を受けます。契約書をしっかり読み込み、契約後のトラブルを防ぎましょう。

契約を締結する際には必要書類や押印などが必要です。忘れずに準備しましょう。


移転4ヶ月前までにするべきこと

新オフィスのレイアウトプランニング

オフィスレイアウトは社員のモチベーション向上や企業のブランディングに関わってくるので、特にこだわりたいところですよね。短期間でのオフィス移転を考えている場合は、レイアウトプランニングを専門業者に委託するのもひとつの手です。

レイアウトを考える際には、部署ごとのスペースだけでなく、会議室や休憩室など必要な部屋も洗い出しておくようにしましょう。働きやすい環境を整えるためには、動線の確保や什器・OA機器のレイアウトも重要です。

内装業者の選定・打ち合わせ

内装業者の選定も引越し業者と同じく、複数の内装業者に見積もりを出してもらいましょう。移転の3ヶ月前までに内装工事に着手し、1ヶ月前までには工事を完了させておくとスムーズに引越しを進めることができます。

電気通信工事の手配と契約

引越し後すぐに稼働できるように、電話やインターネットなどの通信インフラを整えておく必要があります。セキュリティや電気、電話回線、通信、空調設備などたくさんのインフラ整備工事をしなくてはならないので、忘れずに業者を手配していきましょう。ビル管理会社によっては業者を指定されている場合があります。

内装工事の進み具合を確認しながら、各種工事日が重ならないように調整しておくことも重要です。

万が一オフィス移転後にインターネットや電話回線が繋がらなかった場合に、トラブルをすぐに解決できるよう、引越し初日は工事業者の方に立ち会ってもらうと安心です。

原状回復工事の依頼

基本的にはオーナーが指定した業者が原状回復工事を行いますが、指定がなかった場合は、自分たちで業者の選定と見積もりの依頼をする必要があります。工事の範囲によって費用が大きく変わるため、トラブルが起きやすいポイントです。オーナーやビル管理会社にどの範囲まで工事するかをしっかり確認した上で業者に見積もりを出してもらいましょう。

契約満了日までには必ず工事を完了させ、オーナーにオフィスを返還しなくてはなりません。そのため、工事期間は余裕をもって確保することがおすすめです。


移転2ヶ月前までにするべきこと

新オフィスに関する移転案内作業

いよいよ移転作業を本格化していきます。細かい移転スケジュールを組み、移転計画を社内に告知します。

引越し業者へ依頼することと社内で準備することを分けて、社員の役割分担を行います。

印刷物の発注、メールやホームページの記載の変更

会社の住所が記載されたパンフレットや名刺などの住所変更を行うために、印刷業者を手配しておきましょう。名刺や社員証は全社員分を新しく作り直す必要があり、大量発注しなければならないため、なるべく早く発注しておくようにしましょう。

ホームページ等web上に掲載している住所の変更も忘れずに。オフィス移転を機に、名刺やホームページのデザインを変えてみるのもいいですね。

オフィス移転マニュアルの作成

移転スケジュールや役割分担だけでなく、梱包作業方法も記載されたマニュアルを作成しましょう。社内全体に周知させておくことで、スムーズに引越し準備を進めることができます。

オフィス備品の梱包作業を行うにあたっては、移転する備品、残しておく備品、廃棄する備品に分けておくとよいでしょう。

社外への連絡

取引先だけでなく、銀行や業者にも移転案内を送りましょう。案内が漏れてしまうと移転後の業務に支障をきたしてしまう場合があります。送付先リストを作成しておくと安心です。

産業廃棄物の回収業者の選定・契約

廃棄する備品は回収してもらわなければいけません。回収業者を選定し、契約しておきましょう。

引越し業者によっては廃棄物の引き取りまで行ってくれることもあります。引越し業者と廃棄物回収業者との見積もりを見比べて、よりコストを削減できる方法を選ぶのがおすすめです。

OA機器・オフィス家具の発注

廃棄物を選定すると同時に、新たな家具を発注します。家具の大きさによってはスペースに入りきらない場合もありますので、レイアウトをしっかり確認しながら新しい家具を選びましょう。OA機器も、以前のものを引き続き使用するか新しく買い換えるかを決めておきます。


移転1ヶ月前にするべきこと

新オフィスでの内装・設備工事

内装業者、設備工事業者の手配が済み次第、工事を開始します。引越し予定日や発注したオフィス家具の設置日などを調整しながら、スケジュールの確認をそれぞれの業者とこまめに行うようにしましょう。

関係省庁への書類提出

オフィス移転に際し、移転前と移転後にそれぞれ関係省庁に提出しなければいけない書類があります。書類の数は多く事務手続きが煩雑であり、また県外への移転の場合には、提出窓口や必要書類が異なることもあるため注意が必要です。提出しなければいけない書類と提出先について、事前にしっかりと確認しておきましょう。

提出書類について詳しく確認したい方はこちら


効率的に移転をするなら居抜きオフィス

ここまでオフィス移転のスケジュールを詳細に解説してきました。通常のオフィス移転ではやるべきことが多く、時間も費用もかなりかかります。よりスムーズで効率的なオフィス移転を行うためには、居抜きオフィスを活用する選択肢もあります。

居抜きオフィスとは

居抜きオフィスとは、前テナントのオフィス家具や什器をそのまま使用できる物件のことです。

居抜きオフィスを活用することで、オフィス移転にどのような利点が生まれるのでしょうか。居抜きオフィスを活用した場合のオフィス移転の流れをご紹介します。

居抜き退去の流れ

まずオーナーやビル管理会社へ解約予告を提出し、オフィス退去の承認、居抜きにて退去したい旨の承諾を得た後、居抜き入居してくれる企業を募集します。

契約書によっては居抜き物件での募集を禁止、制限している場合もありますので相談してみましょう。入居者が無事に決まれば、原状回復工事をせずに退去することができます。

「そのまんまオフィス」なら、オーナーやビル管理会社との交渉をお手伝いするだけでなく、次の入居者の募集までサポート。短期間で入居者を見つけられる可能性があります。もし期間内に入居者が決まらなかった場合には、通常どおり原状回復工事を行う必要がありますが、そのまんまオフィスに対しての料金は発生しないので追加の費用はかかりません。

居抜き入居の流れ

居抜きオフィス物件を選んだ場合、前の入居者が残した内装設備やオフィス家具、備品などが設置されたオフィスに入居します。そのため、レイアウトプランニングや各工事業者との打ち合わせを削減できるほか、オフィスデザインや内装工事、家具の発注などといった労力や時間をかけずオフィス移転ができます。

「そのまんまオフィス」を利用した居抜き入居なら、オフィスのカラー変更や設備の変更も可能です。もちろん配送業者を手配すれば、以前の自社オフィスで使用していた家具や設備の持ち込みもできます。

また前の入居者が配線を撤去していなければ、開通契約のみで電話・ネットワーク回線も使用できるため、効率的かつスピーディに営業を開始できます。


まとめ

オフィス移転にはやるべきことがたくさんあり、膨大な時間や労力がかかります。トラブルも起きやすいので、スムーズに営業を開始することが難しくなることも。様々なケースを考えた上で、やるべきことを時系列に沿って管理すると良いでしょう。

短期間でのオフィス移転を考えている企業の方には、時間や労力を削減し、移転してからスムーズに稼働できる居抜きオフィスがおすすめです。業界No.1の物件数を誇る「そのまんまオフィス」であれば、時間も費用も抑えつつ理想のオフィスへ簡単に移転することができます。ぜひ一度、そのまんまオフィスの活用をご検討ください。


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